يجب أن تحمي صلاحيات الموظفين بيانات الطلاب والمالية دون منع العاملين من تنفيذ المهام التي تقع ضمن مسؤوليتهم.
يبدأ نموذج الصلاحيات العملي من الوظائف الحقيقية، ثم يمنح أقل قدر من الوصول المطلوب لكل دور.
توسيع الصلاحيات بلا حدود يصنع مخاطرة وضوضاء
عندما يستطيع كل موظف تعديل كل شيء تتكاثر الأخطاء وتصبح بيانات العائلات ظاهرة لأكثر مما يجب.
اربط الصلاحيات بالوظائف الحقيقية
ابدأ من الأدوار: الاستقبال، المنسق الأكاديمي، المدرب، المحاسب، والمالك. امنح فقط ما يحتاجه كل دور يوميًا.
- المدرب: المجموعات والحضور والمواد والامتحانات
- تشغيل الإدارة: التسجيل والجداول
- المالية: الفواتير والمدفوعات
- المالك: التقارير والإعدادات الشاملة
راجع الصلاحيات عند تغيّر الأدوار
إنهاء الخدمة أو تغيير الدور يجب أن يشمل تنظيف الصلاحيات في نفس اليوم.
الصلاحيات الجيدة تبدو غير ملحوظة
نادرًا ما يجب أن يواجه الموظف طريقًا مسدودًا في مهمة يملكها. إذا حدث ذلك فتصميم الأدوار صارم جدًا أو غامض جدًا.
أنشئ مصفوفة صلاحيات قبل إعداد الحسابات
اكتب العمليات المهمة مثل عرض الطلاب وتعديل التسجيل وتغيير الجداول وتسجيل الحضور وإصدار الفواتير وتسجيل الدفع وتصدير البيانات وتعديل الإعدادات.
ثم حدد الأدوار التي تستطيع العرض أو الإنشاء أو التعديل أو الموافقة أو التصدير لكل نوع من المعلومات.
- افصل صلاحية العرض عن التعديل
- قيّد التصدير والعمليات الجماعية
- اطلب موافقة للتغييرات المالية عالية الأثر
- أزل الوصول فور إنهاء الخدمة
راجع الوصول بجدول منتظم
راجع الصلاحيات بعد تغير الأدوار وبصورة دورية للموظفين النشطين. ابحث عن الحسابات غير المستخدمة والوصول الزائد والحسابات المشتركة ومن تغيرت مسؤولياتهم.
الأسئلة الشائعة
ما مبدأ أقل صلاحية؟
يعني منح المستخدم الوصول الذي يحتاجه لمسؤولياته الحالية فقط، بدل الصلاحيات الواسعة لمجرد الراحة.
هل يرى المدرب فواتير الطلاب؟
فقط إذا احتاجت مسؤولياته ذلك فعلًا. في أكاديميات كثيرة تبقى الصلاحيات المالية لدى الإدارة والحسابات.
متى تُراجع صلاحيات الموظفين؟
بعد تغير الأدوار وعند إنهاء الخدمة ومع إضافة مميزات جديدة ووفق مراجعة دورية ثابتة.